ТЕХНІЧНЕ ЗАВДАННЯ НА ВІДБІР НАДАВАЧА ЛОГІСТИЧНИХ ПОСЛУГ З ОРГАНІЗАЦІЇ ТА ПРОВЕДЕННЯ ЗАХОДУ

Громадська спілка «Мережа хабів громадянського суспільства України» (далі – Замовник) оголошує тендер на відбір надавача логістичних послуг з організації та проведення заходу. 

Тендер проводиться в рамках Проєкту «Громадська участь та міжсекторальне партнерство в громадах України» (далі – Проєкт) за підтримки ПРООН в Україні та фінансування Уряду Данії.

Дата оголошення тендеру: 12 червня 2026 року.

Кінцевий термін подачі документів: 21 червня 2026 року (до 23:59).

І. ОПИС ПРОЄКТУ

Громадянська участь є одним із ключових елементів демократії. Вона сприяє підвищенню якості публічних послуг, зміцненню партнерства між органами місцевого самоврядування (ОМС), громадянським суспільством і мешканцями, розвитку соціального діалогу, зростанню довіри до державних інституцій.

Проєкт «Громадська участь та міжсекторальне партнерство в громадах України» спрямований на розширення можливостей громадянського суспільства у 10 цільових громадах України для участі у процесах місцевого відновлення та стратегічного розвитку, ефективної взаємодії з органами місцевого самоврядування, донорськими організаціями та іншими зацікавленими сторонами, спільної розробки та впровадження ініціатив із відновлення та розвитку.

Географія проєкту: 

Вінницька область: Брацлавська громада.

Волинська область: Іваничівська, Берестечківська громади.

Київська область: Бородянська, Броварська, Обухівська громади.

Одеська область: Таїрівська, Фонтанська громади.

Полтавська область: Ромоданівська громада.

Чернігівська область: Березнянська громада.

ІІ. МЕТА ТА ЗАВДАННЯ 

Метою цієї закупівлі є отримання логістичних послуг з організації та проведення Форуму «Громадська участь та міжсекторальне партнерство в громадах України» (далі – захід), який відбудеться у м. Івано-Франківськ 3-4 липня 2026 року. 

У ході виконання завдання логіст (далі – Виконавець) має організувати:

1. оренду приміщення та необхідного обладнання для проведення дводенного заходу. Кількість учасників – до 40 осіб. Пропонована локація для проведення заходу –  «Промприлад. Реновація», зала «Дія.Бізнес»;
2. проживання  у двомісних номерах з окремими ліжками учасників заходу у період з 02 по 04 липня 2026 р. (2 доби), із врахуванням потреб пізнього виїзду для окремих учасників, у яких складна логістика доїзду із м. Івано-Франківськ. Розглядаємо готель «Надія», який розташований недалеко від місця проведення заходу;
3. організація харчування 40 учасників заходу (4 кава-паузи, 2 обіди, 1 вечеря та 1 неформальна інтеграційна вечеря у форматі фуршету (03.07.2026 р.);
4. відшкодування вартості проїзду 40 учасникам заходу (за наявності підтверджувальних документів) та надання звіту по проведеній компенсації;
5. безпосереднє перебування логіста на локації з метою забезпечення реєстрації учасників, компенсації вартості проїзду, організації харчування та ін. 

ІІІ. ВИМОГИ ДО ПОСЛУГ

1. Оренда приміщення і технічного забезпечення

Оренда приміщення в інноваційному центрі «Промприлад. Реновація», зала «Дія.Бізнес» на 2 доби (3–4 липня 2026 року).

Технічне забезпечення:

• ноутбук для демонстрації презентацій;
• мультимедійний проектор;
• екран для проектора належного розміру відповідно до площі зали;
• не менше 2 бездротових мікрофонів;
• звукова система, достатня для якісного озвучення приміщення;
• високошвидкісний бездротовий доступ до мережі Інтернет (Wi-Fi) для учасників та організаторів;
• подовжувачі та мережеві фільтри за потреби;
• 2 фліпчарти. 

2. Послуга проживання:

• проживання учасників Форуму в готелі «Надія» м. Івано-Франківськ;
• двомісне розміщення для 40 осіб на 2 доби, з окремими ліжками (з 02 по 04 липня 2026 року) в номерах зі зручностями (санвузол, душ/ванна);
• вартість сніданку включена у вартість проживання;
• цілодобовий доступ до укриття на території готелю
• Замовник має право змінити кількість учасників не пізніше, ніж за 3 робочі дні до початку заходу з відповідним коригуванням вартості послуг без застосування штрафних санкцій

3. Харчування:

• Графік харчування (для 40 учасників):

• меню має бути різноманітним, збалансованим та відповідати принципам здорового харчування;
• під час формування меню повинні враховуватися особливі харчові потреби учасників, зокрема можливість забезпечення вегетаріанських, веганських, пісних, безглютенових та інших спеціальних страв; 
• обіди мають включати: першу страву, другу страву (м’ясну або рибну), гарнір, салат, хліб та напій для кожного учасника;
• вечері повинні включати основну страву, гарнір, салат, хліб і напій для кожного учасника;
• кава-паузи повинні включати: натуральну каву, чай чорний та зелений, вершки/молоко, цукор, лимон, питну воду в пляшках по 0,5 л (газовану та негазовану), бутерброди, випічку та/або кондитерські вироби, фрукти;
• забезпечення достатньої кількості харчових продуктів та напоїв для всіх учасників заходу протягом усього часу проведення харчування;
• використання одноразового або багаторазового посуду належної якості, серветок та необхідного приладдя для харчування;
• послуги харчування повинні відповідати чинним санітарним, гігієнічним та протиепідемічним вимогам законодавства України;
• продукти харчування повинні бути належної якості, свіжими та безпечними для споживання;
• доставка, сервірування, обслуговування та прибирання місця харчування здійснюються силами та за рахунок Виконавця;
• місце і час подачі харчування погоджується із Замовником та має відповідати програмі заходу;
• Виконавець повинен забезпечити обслуговуючий персонал у кількості, достатній для своєчасного надання послуг харчування;
• Замовник має право змінити кількість учасників не пізніше, ніж за 3 робочі дні до початку заходу з відповідним коригуванням вартості послуг без застосування штрафних санкцій.

Неформальна вечеря у форматі фуршету

Локація – «Промприлад. Реновація».

Виконавець забезпечує фуршетне меню для 40 осіб, яке повинно включати:

• холодні закуски;
• овочеві та сирні асорті;
• м’ясні та рибні закуски;
• щонайменше 2–3 варіанти гарячих закусок;
• десерти або солодкі вироби;
• безалкогольні напої (вода, соки, чай, кава).

Меню повинно передбачати можливість врахування особливих дієтичних потреб учасників за попереднім узгодженням із Замовником.

Обслуговування:

• забезпечення обслуговуючого персоналу в достатній кількості для якісного проведення заходу.;
• підготовка та сервірування фуршетної лінії;
• забезпечення посудом, столовими приладами, серветками та іншими необхідними витратними матеріалами;
• прибирання приміщення після завершення заходу.

4. Компенсація проїзду:

• забезпечення організації та виплати компенсації витрат на проїзд для 40 учасників Форуму з 10 цільових громад проєкту, а також із м.Житомира до м.Івано-Франківськ та у зворотному напрямку після завершення заходу;
• компенсації підлягають фактичні витрати на проїзд залізничним транспортом (плацкартний вагон, купейний вагон, Інтерсіті 2 клас) або автобусним транспортом;
• компенсація здійснюється на підставі оригіналів проїзних документів та документа, що посвідчує особу учасника;
• загальна сума компенсацій визначається на підставі фактично понесених та документально підтверджених витрат учасників;
• учасники тендерного відбору повинні зазначити розмір сервісного збору (%) за адміністрування транспортних витрат. Для цілей оцінки пропозицій зазначений відсоток буде застосовано до розрахункової вартості, а отримана сума включатиметься до загальної вартості пропозиції; фактичні витрати на транспорт відшкодовуються окремо за принципом reimbursable та не є предметом оцінки.

ІV. ТЕРМІН НАДАННЯ ПОСЛУГ

червень 2026 року – липень 2026 року.

V. ВИМОГИ ДО ВИКОНАВЦІВ

До участі у тендері запрошуються суб’єкти підприємницької діяльності, належним чином зареєстровані за законодавством України: постачальники, що мають  досвід роботи у відповідній сфері, відповідні КВЕД для надання зазначених послуг, можливість надати заявлені послуги у вказаній кількості та у вказаний строк, можливість надати копії супроводжуючих документів з печаткою (в разі наявності) та підписом (договір про надання послуг, рахунок, видаткова накладна/акт наданих послуг).

Учасник тендеру надає організатору наступні документи:

1) копію документа, що підтверджує державну реєстрацію;

2) копію документа, що підтверджує податковий статус;

3) інформацію про види економічної діяльності (КВЕД 82.30; 79.90);

4) комерційну (цінову) пропозицію із зазначенням вартості послуг;

5) запропоноване меню із зазначенням складу страв та виходу порцій;

6) інформацію про досвід надання аналогічних послуг;

7) документи, що підтверджують відповідність кваліфікаційним вимогам учасника (портфоліо);

8) гарантійний лист щодо можливості надання послуг у визначені замовником терміни та обсяги.

Кваліфікаційні вимоги відбору тендерних пропозицій:

1. Наявність документально підтвердженого досвіду організації аналогічних заходів (мінімум 2 роки).

2. Якість, різноманітність та збалансованість запропонованого меню, включаючи врахування спеціальних харчових потреб учасників (вегетаріанські, веганські страви, харчові обмеження, алергії тощо).

3. Наявність позитивної ділової репутації (мінімум 1 рекомендаційний лист або відгук від попередніх замовників).

4. Здатність учасника забезпечити надання послуг у визначені строки та в повному обсязі відповідно до вимог тендерної документації (надати гарантійний лист).

VI. КРИТЕРІЇ ОЦІНКИ ПРОПОЗИЦІЙ

6.1. Цінова пропозиція – до 30 балів.

Оцінка здійснюється за формулою: 30 балів × (найнижча запропонована ціна / ціна пропозиції, що оцінюється).

Максимальну кількість балів отримує учасник, який запропонував найнижчу ціну серед пропозицій, що відповідають вимогам тендерного оголошення.

6.2. Досвід організації аналогічних заходів – до 25 балів.

Оцінюється наявність документально підтвердженого досвіду організації конференцій, форумів, тренінгів, стратегічних сесій або інших заходів аналогічного масштабу.

Для підтвердження досвіду учасник надає інформацію про реалізовані заходи та щонайменше один пакет документів, що підтверджує надання аналогічних послуг (договір, акт виконаних робіт).

• досвід роботи від 2 до 3 років – 10 балів;
• досвід роботи від 3 до 5 років – 20 балів;
• 5 і більше років – 25 балів.

6.3. Досвід співпраці з міжнародними організаціями, органами місцевого самоврядування, громадськими та благодійними організаціями – до 15 балів.

Для підтвердження досвіду учасник надає інформацію про реалізовані заходи та надання аналогічних послуг.

• наявний досвід роботи лише з комерційними організаціями – 5 балів;
• наявний досвід роботи з ГО, БО, ОМС – 10 балів;
• наявний досвід роботи з ГО, БО, ОМС та міжнародними організаціями – 15 балів.

6.4. Репутація учасника та рекомендації – до 15 балів.

Оцінюється наявність позитивних відгуків, рекомендаційних листів або інших документів, що підтверджують належне виконання аналогічних послуг.

• 1-3  рекомендації або відгуки – 5 балів;
• 4-7 рекомендації або відгуки  – 10 балів;
• більше 8 рекомендацій або відгуків – 15 балів;

6.5. Масштаб реалізованих заходів – 15 балів

• 20-40 учасників – 10 балів;
• більше 40 учасників – 15 балів

Максимальна кількість балів – 100.

Переможцем тендеру визнається учасник, тендерна пропозиція якого набрала найбільшу загальну кількість балів за результатами оцінювання.

VII. ПРОЦЕДУРА ТЕНДЕРУ

7.1. Тендерні пропозиції можуть бути надані фізично за адресою: м. Житомир, майдан Перемоги, 10 (3-й поверх) або надіслані в електронному вигляді за ел. адресою hubs.org.ua@gmail.com з темою листа: «Участь у тендері/логіст».

7.2. До участі у відборі тендерних пропозицій допускаються тендерні пропозиції, які повністю відповідають умовам цього тендерного оголошення.

7.3. Тендерні документи повинні бути складені українською мовою, підписані уповноваженою особою учасника та засвідчені печаткою (за наявності).

7.4. У випадку виникнення запитань чи необхідності уточнень деталей тендеру учасник має право звернутись на e-mail: hubs.org.ua@gmail.com з темою листа: «Питання до тендеру/логіст».

7.5. Результати тендеру будуть повідомлені організатором учасникам тендеру шляхом надсилання відповідних повідомлень електронною поштою або іншими засобами зв’язку протягом не більше трьох робочих днів з дати прийняття рішення про визначення переможців.

7.6. Учасник цієї загальної процедури (відкритого тендеру) приймає до уваги та погоджується з тим, що організатор тендеру залишає за собою право вимагати від учасника тендеру додаткові документи та/або інформацію, що підтверджують відповідність окремих положень документів вимогам та умовам цього тендерного оголошення.

7.7. Учасник цієї загальної процедури (відкритого тендеру), надсилаючи документи для участі у загальній процедурі (відкритому тендері) за цим тендерним оголошенням, підтверджує своє розуміння та згоду з тим, що організатор тендеру може відхилити його тендерну пропозицію у випадку, якщо пропозиції інших учасників міститимуть більш вигідні умови, та що організатор тендеру не обмежений у прийнятті будь-якої іншої пропозиції з більш вигідними для нього умовами.